Voyager pendant la saison des ouragans : quoi conseiller à vos clients ?

Depuis plusieurs années, le mois de septembre rime en effet avec des prénoms qui nous semblent désormais familiers; Manuel, Sandy, Irma, Katrina, sans oublier Florence cette année. Et lorsqu’on entend parler de ces ouragans, c’est généralement la région des Caraïbes qui est touchée avec des effets malheureusement dévastateurs. Je trouvais opportun de soulever quelques conseils sur les voyages pendant la saison des ouragans, particulièrement instable entre août et octobre.

Or, les bulletins de nouvelles parlent souvent des Québécois se trouvant dans ces zones à risque, devant potentiellement être évacués, en situation de danger; en tant qu’agent de voyages, on ne souhaite jamais que l’un de nos clients ne vive une mauvaise expérience à destination, même si la période choisie est sujette à de terribles tempêtes.

Et s’il relève du devoir d’information de chaque agent de prévenir son client des dangers potentiels, ultimement, la décision finale revient à ce dernier. Le cas échéant, il faudra donc bien les outiller en vue de leur départ et d’une potentielle catastrophe naturelle.

Liste de conseils à partager avec vos vacanciers avant leur départ

- S’inscrire auprès du gouvernement canadien

Simple étape administrative mais ô combien primordiale! C’est ainsi que le gouvernement du Canada pourra aisément recenser la présence de ses ressortissants à l’étranger, en plus de pouvoir entrer en contact avec votre client et l’assister en cas d’urgence : voyage.gc.ca/voyager/inscription

De plus, il peut être pertinent de préparer une fiche avec l’emplacement et les coordonnées de l'ambassade ou du consulat canadien le plus proche. Prenez le temps d’inscrire le numéro pour rejoindre le Centre de surveillance et d’intervention d’urgence en tout temps de la destination de votre client ainsi que le numéro d’intervention d’urgence du pays qui pourrait devenir le lieu d’évacuation de votre client.

Vous trouverez les numéros sur ce site web : voyage.gc.ca/assistance/assistance-d-urgence/numero-sans-frais

- Établir un fonds d’urgence

La prévision d’un budget pour situation d’urgence avec vos clients est un exercice très important et une attention qu’ils ne manqueront pas d’apprécier.

Qu’ils soient assurés ou non, il n’est pas impossible qu’ils aient à débourser des sommes sur place pour se reloger, se déplacer ou se nourrir, selon les politiques du voyagiste les prenant en charge.

Ce budget devrait comprendre le prix d’un vol aller simple vers le Canada ou une zone hors de danger, trois nuitées d’hôtels en cas d’évacuation vers une autre destination, en plus d’une somme symbolique de 100 $ par jour pour les repas et le transport local.

Il est très important de mentionner à votre client de garder toutes ses factures, car à son retour, il pourra se faire rembourser auprès de l’OPC.

- Prévoir ces items dans la valise

Indiquez à vos clients de prévoir un chargeur indépendant en extra pour leur téléphone cellulaire, au cas où il y aurait une coupure d’électricité. Ainsi, ils pourront rester en contact avec les autorités et leurs proches.

Et comme les transports aériens se trouvent souvent perturbés lors de météo déchainée, rappelez à vos clients de conserver leurs items essentiels (médicaments, électronique, vêtements de rechange) dans leur bagage de cabine afin de ne pas en être séparé.

- Informer ses proches

Bien que nous ne souhaitions jamais qu’une situation d’urgence se matérialise, si elle devait se produire, il est important que les proches de vos clients puissent vous joindre. Dites à vos clients de donner vos coordonnées à une personne-ressource dans leur entourage en plus des numéros d’urgence du gouvernement du Canada et des coordonnées de l’hôtel ou il résidera à destination.

Et rappelez-leur qu’en cas d’urgence, il sera plus facile de texter que d’appeler leurs proches, les lignes téléphoniques étant souvent surchargées.

- Parler d’assurance

Même si les transporteurs et voyagistes ajustent généralement leurs politiques en cas de tempêtes tropicales, votre client ne sera jamais aussi bien protégé que s’il souscrit à une assurance voyage dédiée et adaptée aux conditions extrêmes.

Suggérez fortement les polices présentant une couverture annulation ou interruption de voyage pour les événements météorologiques extrêmes, y compris les ouragans.

Pour vos dossiers, n’hésitez pas à demander une preuve à vos clients de leur assurance; vous pourrez éviter le tracas que votre client ne revienne vers vous en arguant qu’il avait été mal renseigné.

- Considérer d’autres destinations

Enfin, prenez le temps de voir avec votre client si une destination similaire mais moins à risque pourrait convenir. Il existe une panoplie de destinations tropicales dans les Caraïbes et en Amérique latine qui ne sont à peu près jamais sur la trajectoire des tempêtes.

Il n’y a pas de garantie zéro, certes, mais des endroits comme Aruba, Curaçao, la Barbade ou Trinité-Tobago, par exemple, sont rarement affectés par la saison des ouragans.

Sachez que les croisières peuvent être une option à considérer; les navires peuvent aisément changer leur itinéraire vers des ports plus sécuritaires.