Décrocher en vacances sans perdre le fil au retour

Pour la majorité des gestionnaires ou gens d’affaires, c’est tout un défi de décrocher pendant les vacances. Pour vous qui œuvrez dans le domaine touristique, les occasions de voyages s’ajoutent aux vacances annuelles et forment d’autres opportunités de vous ressourcer et de décrocher de votre quotidien. Êtes-vous toujours en mesure de préparer vos vacances tout en assurant un retour tranquille aux affaires? Possédez-vous tous les outils permettant un bon suivi pendant votre absence? Si vous répondez « oui » à toutes ces questions, vous pouvez donc partir en vacances l’esprit tranquille. Sinon, il faudra veiller à ne pas négliger la stratégie à mettre en place pour vous permettre de décrocher. À l’aube de la saison estivale, pourquoi ne pas en profiter pour valider votre plan de match pour vos prochaines vacances?

1. Fixer Cette étape souvent, faite en fonction du conjoint ou selon l’opportunité de voyage, est la base de tout. Prenez le temps de bien analyser les deux semaines avant et après les dates retenues pour vos vacances. Avez-vous des échéances importantes à ce moment? Votre plus proche collègue prendra-t-il des vacances chevauchant les vôtres? Bref, est-ce que vos dates retenues sont vraiment un bon choix?
2. Intégrer Le délai idéal pour les intégrer à votre quotidien est de huit semaines à l’avance. Ce détail vous permettra de prendre différentes actions afin de bien préparer le terrain à votre absence. Donc, dès que vous fixez les dates de vacances à votre agenda, mettez tout de suite une note au huitième lundi précédant les vacances. C’est aussi là qu’il est temps de bloquer une période de trois heures (demi-journée) à votre dernière journée de travail avant les vacances et à votre première journée de bureau au retour des vacances. Ces deux plages horaires sont à l’agenda pour vous permettre de tout préparer avant de quitter et de reprendre le collier à votre retour.
3. Aviser De quatre à six semaines avant les vacances, c’est le temps d’aviser les gens impliqués dans chaque nouveau mandat qui débute de vos dates de vacances. Trop tôt? Sachez que le temps file vite et vous pourrez ainsi vous assurer que tout soit terminé ou déterminé avant votre départ. Du côté des clients, cela leur permettra de préparer d’éventuelles rencontres afin de finaliser leurs dossiers avant que vous ne quittiez. Le cas échéant, ils auront été avisés dès le début que vous ne serez plus disponible à compter de telle date. Croyez-moi, vous vous déchargerez ainsi d’une immense dose de stress lors de votre départ en vacances!
4. Prévoir Environ trois ou quatre semaines avant votre départ, je vous suggère d’ouvrir un fichier de suivi où vous consignerez vos nouveaux mandats et vos dossiers en cours de façon plus détaillée afin d’éviter les oublis au moment du départ ou encore de crouler sous les explications et annotations à votre dernier jour de bureau. C’est aussi à ce moment que je vous suggère d’intégrer vos dates de vacances à votre signature de courriel et à votre boîte vocale. Pourquoi si vite? Encore une fois pour sensibiliser les gens gravitant dans votre univers professionnel du délai restant avant votre départ. Rien n’est plus frustrant pour un client, un collaborateur ou un fournisseur que de vous parler une journée et de vous revenir avec un suivi quelques jours plus tard, puis, de se rendre compte que vous êtes parti pour deux semaines!
5. Introduire Deux semaines avant vos vacances, il est temps de désigner le collègue qui vous suppléera pendant vos vacances. Fixez bien avec cette personne vos attentes et le protocole à suivre. Assurez-vous que cette personne ait bien saisi ce que vous attendez d’elle et qu’elle est à l’aise et disposée à traiter vos dossiers. Demandez-lui aussi de bloquer à son agenda une plage horaire d’environ deux heures pendant vos heures bloquées le jour de votre retour afin de faire les suivis de ce qui a été fait. C’est aussi à deux semaines de votre départ que vous ajoutez à votre boîte vocale et à votre signature de courriel le nom de la personne qui vous remplacera et ses coordonnées, en plus de votre avis de vacances. Aussi, à cette étape, je vous invite à aviser de vive voix les gens avec qui vous êtes en mandat afin qu’ils se positionnent face à votre départ.
6. Réviser Environ sept jours ouvrables avant le départ, il est recommandé de planifier votre retour. Vos trois heures bloquées pour arriver, vous installer et faire le maillage avec votre collègue remplaçant, environ deux heures pour prendre connaissance de tous les courriels échangés pendant votre absence, environ deux ou trois heures de retours d’appels, appels de suivis ou de courtoisie et, finalement, environ une heure pour reprendre contact avec vos collègues afin de vous mettre au parfum de ce qui s’est passé pendant vos vacances. Planifiez tout cela dès maintenant pour vos deux premières journées de retour.
7. Pendant Il est important que vous avisiez les gens de votre absence par message spécial sur votre boîte vocale (bureau ou cellulaire), d’avoir un message d’absence prolongée dans votre boîte courriel et que vous placiezun avis papier sur votre porte de bureau.
8. Décrocher Ce sera tout simple, car votre horaire s’y prête, tout est prévu. Vous aurez même le temps de poursuivre votre retour sur une cadence de semi-vacances, reprendre doucement du collier sans être bousculé! Bonnes vacances!